GESTIONE RISORSE UMANE: INFOPOINT
Con questo modulo accessorio del Software di Rilevazione delle Presenze MicronWeb si apre un capitolo nuovo: la comunicazione bidirezionale con la risorsa più importante dell’azienda, la Gestione Risorse Umane.
Partiamo dal Software di Gestione delle Presenze come contenitore di dati sui quali basare l’analisi e l’organizzazione successiva delle Risorse vere e proprie. Sulla falsariga di qualsiasi “filosofia gestionale” o sulla base di qualsiasi normale logica di gestione il primo punto presuppone di sapere com’è strutturata attualmente la situazioni per poter decidere o scegliere di apportare delle modifiche organizzative. Ma cosa si intende per Gestione delle Risorse Umane? Prima di spiegarvi cosa intendiamo per chiarimenti potete consultare Wikipedia.
Cosa intendiamo ottenere? Una maggiore collaborazione tra i vari dipendenti e la conseguente riduzione dei tempi di gestione e una migliore e più immediata comunicazione. Siamo in un periodo in cui le infomazioni e la ,loro comunicazione sono determinanti, da un lato, per ottenere ciò che si chiede dai collaboratori, dall’altro, per poter prendere le decisioni più efficaci ed efficienti. Quindi nella gestione del rapporto con i propri collaboratori riveste importanza strategica che la comunicazione sia rapida e precisa nelle due direzioni (da e verso i collaboratori o dipendenti).
A questo punto entriamo nel merito.
La semplice gestione delle presenze comporta l’applicazione di una serie di regole definite dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro o dalle singole declinazioni geografiche o aziendali. Se tutto funziona senza intoppi (mancate marcature, richieste di saldi Ferie, Festività, Permessi, ecc.) la maggior parte del lavoro dell’Ufficio Personale è pronto.
Sappiamo che non va così: potenzialmente ogni giorno ciascun dipendente potrebbe impegnare l’Ufficio Personale con richieste legate alla presenza o meno di tutte le timbrature o ai saldi di Ferie, Festività, Permessi. A questo aggiungiamo il fatto che, per esigenze produttive e di organizzazione, viene chiesto ai dipendenti di programmare le ferie per consentire all’azienda di garantire la produzione e i servizi senza interruzioni. In assenza di uno Strumento Software specifico il singolo dipendente dovrebbe rivolgersi al suo responsabile o compilare un modulo di richiesta. Questa generazione di documenti dovrebbe poi produrre una comunicazione conseguente al dipendente e una all’ufficio personale. Questo tipo di attività fatta con i classici foglietti apre il rischio che si smarrisca qualcosa o che si perdano tempo e visione generale delle richieste autorizzate. La Gestione delle Risorse Umane richiede un maggior passaggio di informazioni tra aziende e dipendenti e viceversa. Quindi? Ci vuole uno strumento specifico di Gestione delle Risorse Umane.
Software di Comunicazione Azienda/dipendenti INFOPOINT Web
Questo Software viene installato su Web Server, è accessibile da qualsiasi device connesso all’Intranet aziendale e usa i dati dell’archivio del Software Presenze.
Accesso: i dipendenti, mediante l’utilizzo di password personale, possono visualizzare sul loro Smartphone, Personal Computer o tablet le informazioni a loro disposizione, pre-definite dall’Ufficio del Personale.
Caratteristiche generali:
– visualizzazione e stampa del cartellino;
– visualizzazione totalizzatori anagrafici (ferie, banca ore, permessi);
– inserimento giustificazioni esterne;
– stampa delle timbrature e dei totalizzatori
Funzionalità :
- Inserimento, da parte del dipendente, delle giustificazioni (sanatoria delle anomalie), assenze, malattie, pregiustificativi ferie e permessi, previa configurazione e quindi autorizzazione da parte dell’Ufficio del Personale.
- Il sistema permette di gestire il work flow aziendale di giustificazione (flusso dei dati) consentendo al personale di proporre giustificativi, ai responsabili di controllarli ed eventualmente validarli, ed all’Ufficio del Personale di supervisionare tutta l’attività. In questo modo la comunicazione è immediata e le modifiche autorizzate vengono registrate direttamente in archivio.
- Il tutto è integrato dall’utilizzo di un generatore di e-mail che consente di inviare messaggi ai singoli dipendenti relativamente alle anomalie pendenti ed ai responsabili relativamente alle richieste di giustificativo in attesa di conferma.
In parole povere: il dipendente che non ha marcato l’entrata o l’uscita ha la possibilità, tramite l’accesso a Infopoint, di generare una richiesta di giustificazione motivata. Il Sistema provvede ad inoltrarla al suo responsabile che provvederà a rispondere generando una mail per il dipendente e, se accettata, una pregiustificazione sul sistema presenze. Il tutto tenendo traccia di tutte le comunicazioni intercorse.
Maggior importanza assume la gestione delle richieste di Ferie, permessi contrattuali o per visita medica perchè in questo modo la richiesta del singolo dipendente può essere valutata previa verifica della situazione già autorizzata o da autorizzare, evitando mancate coperture in produzione o nei servizi erogati. Diventa evidente l’impatto in termini di riduzione del tempo di gestione e della corretta organizzazione nella gerarchia delle autorizzazioni.
Moduli opzionali INFOPOINT Web
Timbratura Virtuale
Consente di effettuare una timbratura con eventuale causalizzazione (uscita per permessi, trasferta, visita medica, ecc) esattamente come se fosse effettuata da un terminale di raccolta dati Presenze.
Gestione Missioni
Conteggia le ore lavorate e le ore viaggio effettuate dal personale per attività svolte fuori sede, permettendo ai trasfertisti di inserire via web intervalli temporali, suddividendo le ore lavorate da quelle di viaggio.
Gestione Straordinari
Consente al Responsabile incaricato di Autorizzare o Negare l’autorizzazione ad eventuali straordinari effettuati dai dipendenti del proprio gruppo.
Gestione Commesse
Consente di gestire le seguenti attività:
▪ Distribuzione ore presenze per Centro di Costo / Commessa / Attività
▪ Visualizzazione ore per dipendente e per commessa
Assenziario
Consente di poter disporre di una visualizzazione grafica sulla situazione mensile delle assenze delle varie equipe. Comprende sia le assenze già consolidate dall’ufficio personale, sia le assenze in attesa di autorizzazione, in modo da consentire una valutazione globale sulle risorse disponibili e, di conseguenza, autorizzare o negare richieste di ferie, permessi, ecc.
Pianificazione Trasferte e Nota Spese
E’ costituito da due fasi: Pianificazione e Consuntivo
Pianificazione
Il modulo Pianificazione Trasferta consente al dipendente abilitato o al suo responsabile di effettuare:
▪ richiesta di un periodo di trasferta al fine di giustificare l’assenza dalla sede di lavoro abituale;
▪ l’inserimento delle informazioni necessarie per pianificare la trasferta;
▪ la richiesta di acconto spese;
A fronte della richiesta il modulo genera una mail al diretto Responsabile con allegato un file di Excel contenete il riepilogo dei dati compilati per consentire al Responsabile la pianificazione stessa. Il Responsabile può accedere alla maschera di autorizzazione anche direttamente dalla mail. L’autorizzazione o negazione della pianificazione trasferta genera una mail di risposta al richiedente. In caso di autorizzazione, la mail di risposta viene inviata anche ad un indirizzo mail aggiuntivo in copia conoscenza, ad esempio all’Ufficio Amministrazione che a fronte del file Excel ricevuto, autorizzato e sottoscritto dal responsabile, evaderà la richiesta di acconto all’interessato.
Consuntivo
A trasferta effettuata, il dipendente inserisce l’effettivo costo di trasferta sostenuto (consuntivo).
A fronte dell’inserimento dei costi a consuntivo, il modulo genera una mail al diretto Responsabile, con allegato il file di Excel contenete il riepilogo dei dati di trasferta:
- Periodo, Missione (Cliente o Attività), Località e dettaglio spese, affinché il responsabile autorizzi il consuntivo di spesa.
Il responsabile può accedere alla maschera di autorizzazione anche direttamente dalla mail. L’autorizzazione o negazione della consuntivazione spese, genera una mail di risposta al richiedente. In caso di autorizzazione, la mail di risposta viene inviata anche ad un indirizzo mail aggiuntivo in copia conoscenza, ad esempio all’Ufficio Amministrazione, che a fronte del file Excel ricevuto, autorizzato e sottoscritto dal responsabile, evaderà la richiesta di rimborso all’interessato.
Rimborso Spese
Il modulo consente al dipendente abilitato di richiedere il rimborso delle spese sostenute nei vari interventi / trasferte effettuate per missioni fuori azienda in un determinato periodo. E’ possibile dettagliare interventi giornalieri o singoli periodi di trasferta avvenuti in missioni / interventi / trasferte fuori sede.
Il modulo a fronte della richiesta di rimborso completa di tutti i dati di missione, genera una mail al diretto Responsabile con un file di Excel di riepilogo, affinché il responsabile autorizzi il rimborso relativo. Il responsabile può accedere alla maschera di autorizzazione anche direttamente dalla mail. L’autorizzazione o negazione del rimborso genera una mail di risposta al richiedente. In caso di autorizzazione, la mail di risposta viene inviata anche ad un indirizzo mail aggiuntivo in copia conoscenza, ad esempio all’Ufficio Amministrazione che a fronte del file Excel ricevuto, autorizzato e sottoscritto dal responsabile, evaderà la richiesta di rimborso all’interessato.
Pianificazione Turni
Il modulo consente ai responsabili sia di gestire le variazioni/pianificazioni degli orari di lavoro dei dipendenti, sia di ottenere un riepilogo delle variazioni apportate o delle pianificazioni effettuate. La maschera di inserimento turni permette la gestione della settimana di interesse evidenziando l’elenco dei dipendenti e, per ogni singolo giorno, offre la possibilità di selezionare l’orario di lavoro da applicare. Tale orario sarà utilizzato per il conteggio della giornata.
È possibile copiare una pianificazione creata selezionando il dipendente di destinazione ed il periodo di variazione. La stampa, sia in formato pdf che in Excel, completa le funzionalità del modulo, permettendo la visualizzazione delle variazioni e/o pianificazioni apportate.
Allineamento Active Directory
Il modulo consente la gestione Password mediante allineamento anagrafica ad Active Directory mediante l’accesso in modalità Single Sign On e sincronizza l’anagrafica da Active Directory di Windows. Semplifica la gestione delle Login di accesso, effettua l’allineamento con l’account di posta e con eventuali altri dati contenuti in Active Directory.
Pianificazione Assenze Simulate
Questo modulo consente ai Responsabili di programmare le assenze (ferie, permessi,…) per un periodo, ad esempio tutto l’anno, al fine di creare un calendario simulato per il controllo dei periodi di copertura lavorativa, senza inserire le causali di giustificazione sui cartellini presenza dei dipendenti.
L’inserimento delle pianificazioni avviene mediante una semplice maschera contenente l’elenco dei dipendenti appartenenti al proprio gruppo, e la causale appositamente creata da utilizzare per gestire l’inserimento del periodo desiderato.
La pianificazione può essere effettuata da tutti gli Utenti Infopoint a cui verrà attivata la funzione “Pianificazione assenze”. Il responsabile può visualizzare la programmazione effettuata mediante l’utilizzo del modulo Assenziario abbinato, che riporterà una bordatura della casella sui giorni interessati dalla pianificazione. E’ possibile inoltre generare un report contenente i residui di ferie effettivi, il numero giorni pianificati ed il residuo al netto del periodo pianificato.
